Електронний документообіг являє собою сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи різноманітних підприємств, організацій, установ, органів державної влади і місцевого самоврядування. Ефективність керування підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного вирішення завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їх виконання, а також продуманої організації їх збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і привела до створення систем електронного документообігу (СЕД).
Розвиток суспільних відносин вимагає розроблення, вдосконалення та оновлення науково-технічної та нормативно- правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних документальних відносин. Верховною Радою України вже прийняті закони України: "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про Національну програму інформатизації", "Про телекомунікації", "Про Національну систему конфіденційного зв'язку", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" тощо. У цих документах визначені основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Таким чином, застосування електронного документообігу є законодавчо підкріпленим та досить поширеним на підприємствах України.
У загальному випадку можна вважати, що СЕД - це організаційно-технічні системи, яка забезпечують процес створення, керування доступом і розповсюдження електронних документів у комп' ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації.
